Le télésecrétariat médical est un service dédié aux missions de secrétariat à distance pour un cabinet médical, un centre de santé, un hôpital… Il s’agit souvent d’une alternative au secrétariat classique. La grande majorité des professionnels de santé optent pour cette solution en cas de pic d’activité, car ils n’ont plus le temps de gérer les démarches administratives et l’accueil téléphonique de leur cabinet. Mais quels avantages procurés par ce type de service et quelles sont les solutions pour trouver un prestataire fiable ?
Télésecrétariat médical : les principales missions
Opter pour les prestations d’un télésecrétariat permet de bénéficier de nombreux services incluant notamment les appels téléphoniques et la gestion de l’agenda, ainsi que d’autres tâches associées.
La permanence téléphonique :
L’externalisation des appels téléphoniques est une option attrayante à tenir en compte pour une entreprise. C’est une solution intéressante pour déléguer la réception des appels. Les prestations peuvent varier en fonction des besoins de l’entreprise. C’est notamment un excellent moyen pour accueillir les patients de manière satisfaisante. Même en cas de pic d’activité, le temps d’attente sera nul. Chaque requête sera traitée avec attention. Les messages seront plus personnalisés que ce soit pour prendre des rendez-vous, pour demander des informations importantes sur le cabinet en question.
La gestion administrative du cabinet :
Bien qu’un secrétaire dédié est déjà présent dans un cabinet, il est intéressant de se tourner vers le télésecrétariat médical afin d’alléger son emploi du temps. Dans le cas contraire, en cas de manque de personnel, la gestion administrative du cabinet peut être à la charge d’un service de télésecrétariat. L’entreprise prestataire pourra notamment s’occuper des différentes tâches telles que la gestion des comptes rendus de consultations, des e-mails, du courrier…
La gestion de l’agenda médical :
Pour assurer l’organisation dans le cabinet, un médecin ou un spécialiste doit disposer d’un agenda. Avec l’évolution technologie, la plupart sont accessibles en ligne. Grâce à un télésecrétaire médical, les rendez-vous seront bien répartis dans la journée de façon à optimiser l’emploi du temps du personnel médical.
Les principaux avantages de collaborer avec un télésecrétariat
Opter pour les services d’une entreprise de télésecrétariat médical procure des avantages conséquents pour un cabinet médical ou un centre de santé. Cependant, il est nécessaire de connaître ses besoins avant tout. Dans tous les cas, le rôle d’un télésecrétariat médical est surtout de faciliter la gestion d’un cabinet. Parmi les avantages, on distingue :
- la collaboration avec des agents expérimentés et professionnels,
- le contrôle des appels intempestifs,
- l’absence d’investissement dans des locaux et du matériel,
- l’absence de recrutement de personnel supplémentaire,
- des tarifs à la carte,
- des prestations flexibles,
- un gain de temps,
- un accompagnement personnalisé des patients,
- une amélioration de l’image de marque du cabinet.
Cette solution est réellement avantageuse. Elle permet d’obtenir un gain de temps sur la gestion administrative. Faire appel à un télésecrétariat médical permet d’intégrer une approche plus moderne tout en réduisant les factures.
Quelques points à retenir pour choisir son télésecrétariat médical
Avant de choisir un prestataire, il est important de bien analyser sa situation en totalité. D’ailleurs, l’idéal serait de demander l’avis de confrères qui ont déjà eu recours aux services d’un télésecrétariat médical. Ce sera la solution pour avoir une idée de la réalité des services et des prestations proposées.
Mais le plus important, c’est de choisir un télésecrétariat médical proposant des tarifs correspondant à son budget. Les tarifs peuvent varier en fonction des services proposés. Il est donc nécessaire de bien comparer les offres de plusieurs entreprises en tenant compte de la facturation selon qu’il s’agit d’un forfait d’appel avec des volumes différents, de prix fixes par appel, sans oublier les frais supplémentaires.
