En dehors des soins des patients, les professionnels de santé ont encore diverses tâches à accomplir telles que la gestion des tâches administratives. Si certains disposent d’une secrétaire en interne pour les aider, d’autres préfèrent confier les services relatives au secrétariat à un prestataire.
Rappel sur ce qu’est le télésecrétariat médical
C’est dans les années 80 que les professions médicales et paramédicales se sont intéressées au développement d’un nouveau fonctionnement d’où la naissance du télésecrétariat médical. Ce service regroupe l’ensemble des tâches d’un secrétariat exercé à distance et il s’adresse à tout type de professionnels de santé, aussi bien généralistes que spécialistes.
Il faut savoir que l’externalisation est une solution qui séduit de plus en plus d’entreprises pour traiter divers problèmes comme le manque de temps, le manque d’espace ou encore le manque d’expérience. Par exemple pour optimiser la gestion de votre cabinet ou centre de santé, vous pouvez faire appel à un prestataire de service de secrétariat médical.
Les missions d’une permanence téléphonique médicale
La gestion d’un cabinet ou d’un centre de santé ne se limite pas uniquement au traitement des patients puisqu’il faut aussi s’occuper de diverses tâches annexes, notamment les tâches administratives. Ces dernières se révèlent être chronophages. Mais avec l’expertise d’un secrétaire médical à distance, vous bénéficierez de l’aide nécessaire pour gérer votre activité. Il faut savoir que les missions d’une permanence médicale dépendent d’une structure à une autre. Toutefois, les prestations proposées concernent généralement :
- l’accueil personnalisé de vos patients (ex : prédécroché et répondeur en votre nom) ;
- la réception des appels sur des créneaux et plages horaires adaptés selon vos préférences (par exemple : du lundi au vendredi, durant le week-end, à des heures définies…) ;
- la gestion des agendas des praticiens et la prise de rendez-vous depuis un agenda partagé, via internet ou depuis les outils de votre cabinet ;
- la relance des rendez-vous pour réduire le taux d’absentéisme du cabinet ;
- le transfert d’appel vers le bon praticien ;
- le transfert d’appels urgents vers une seconde ligne ;
- la saison d’ordonnances, de courriers ou encore la transmission de documents par fax ;
- la retranscription de comptes-rendus médicaux comme l’interprétation de fichiers audios, de diagnostics, etc.
En identifiant correctement les tâches que vous souhaitez déléguer, vous pourrez collaborer avec une équipe de télésecrétaires réactive et efficace.
Les avantages du télésecrétariat médical
L’externalisation du secrétariat médical est considérée comme une « aubaine » pour les professionnels de santé en raison des nombreux avantages qu’elle présente. Il faut savoir qu’un télésecrétaire médical est formé pour réaliser les mêmes tâches qu’un secrétaire classique. Cela permet aux médecins généralistes, aux dentistes, aux cardiologues, aux kinésithérapeutes ou encore aux ophtalmologues de bénéficier d’un réel assistant.
Même si vous disposez déjà d’une équipe d’accueil compétente au sein de votre cabinet, vous pouvez toujours faire appel à un service de télésecrétariat médical. En effet, cette solution vous aidera à soutenir vos employés en cas de surcharge ou à les remplacer en cas d’absence. Grâce à la diversité des prestations disponibles, vous aurez la possibilité de demander les services d’un télésecrétaire médical de manière permanente ou ponctuelle.
Les offres proposées diffèrent en fonction du plafond d’appels (limité ou illimité) et des services annexes comme les prises de rendez-vous par Internet ou les relances selon les besoins de votre entreprise. En plus d’être un gain de temps considérables pour les personnels de santé, le télésecrétariat médical permet aussi de faire des économies.En effet, tout ce qui concerne le recrutement, les formations, les charges patronales ou encore les frais bureautiques sont pris en charge par le prestataire spécialisé en télésecrétariat médical. Ainsi, vous pourrez pleinement vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous serez facturé selon la prestation que vous aurez choisie dépendant des objectifs que vous souhaitez atteindre. En plus de la facturation, qui peut être à la tâche ou faire partie d’un pack global, vous trouverez des prestataires qui proposent un abonnement avec ou sans engagement.
