À l’ère du numérique, la dématérialisation des documents a le vent en poupe chez les professionnels. Il faut dire que cette pratique qui consiste à convertir les documents papier en fichier électronique présente de nombreux avantages. La question étant : « cette démarche est-elle obligatoire ? ». Pour le savoir, lisez notre article.
Rappel : la dématérialisation, kézako ?
Dématérialisation, digitalisation ou encore informatisation, tous ces termes techniques désignent le même concept. Il s’agit d’un processus par lequel des documents physiques sont convertis en fichiers numériques éditables ou modifiables, tels que le format PDF ou TIFF.
Pour cela, il faut utiliser un appareil de scan (scanner) et un logiciel dédié à la numérisation de documents. Cette transformation numérique permet d’éliminer les contraintes liées aux documents papier et de profiter des avantages de la gestion électronique.
Vous prévoyez de faire cette transition numérique ? Pour bien commencer votre projet, renseignez-vous sur les règles et les normes en vigueur et équipez-vous d’un bon logiciel de dématérialisation.
Quel est l’intérêt de la dématérialisation des documents ?
Pourquoi passer du format papier au format numérique ? Les avantages de cette transformation digitale sont multiples pour les professionnels, et ce, quel que soit le domaine.
Parmi les principaux avantages, on cite :
- La réduction des coûts : vous économisez en coût d’impression et de stockage de documents.
- La meilleure sécurité : vos données profitent de plusieurs systèmes de protection (ex : cryptage).
- Meilleure conformité : la manipulation des données suit les règles et les normes en vigueur.
- Facilité de partage de l’information et optimisation du travail collaboratif.
- Gain en productivité : les processus métiers et la prise de décision sont plus rapides.
À cela peuvent s’ajouter d’autres avantages annexes tels que :
- Réduction de l’empreinte carbone : moins d’impressions signifient moins de gaspillage de papiers et d’encres.
- Réduction des erreurs humaines : les outils de dématérialisation suppriment la saisie manuelle des données.
- Archivage amélioré : la gestion électronique des documents garantit l’accessibilité et la confidentialité des données.
- Économie d’espace physique : l’archivage numérique permet de stocker un maximum de données à partir d’un disque dur ou un stockage en ligne.
Quels domaines sont concernés par la dématérialisation ?
Aux vues de ces nombreux avantages, la dématérialisation des documents s’applique à de nombreux domaines.
Administration publique :
Dans le secteur public, la dématérialisation des documents permet aux agences gouvernementales de simplifier la gestion des dossiers. Cela permet d’améliorer la prestation de services aux citoyens. Ici, la dématérialisation concerne des documents tels que les dossiers administratifs, les déclarations fiscales, les registres fonciers, etc.
Entreprises Privées :
Dans le secteur privé, la dématérialisation des documents optimise la gestion documentaire et améliore l’efficacité opérationnelle. Cela permet à une PME d’être aussi compétitive qu’une grande société. Les entreprises peuvent numériser et stocker électroniquement plusieurs types de documents : contrats, factures, documents financiers, des rapports, etc.
Ressources humaines :
Parmi les différents secteurs professionnels, les ressources humaines (RH) sont celles qui utilisent le plus de paperasse. Cela va des dossiers des employés aux contrats de travail en passant par les bulletins de paie. Grâce à la dématérialisation, le suivi des données personnelles et professionnelles des employés est plus simple et rapide.
Vous pouvez aussi ajouter à la liste des secteurs tels que : la santé, l’éducation, la finance, le juridique, l’immobilier, etc.
La dématérialisation est-elle obligatoire ?
Dans les faits, la loi (Française et Européenne) reconnaît la valeur légale et juridique des documents numériques sous certaines conditions. Cela favorise donc son utilisation par les professionnels dans différents secteurs. Toutefois, l’obligation de la dématérialisation ne s’applique pas à tous les documents ou à tous les secteurs. Parmi les exemples obligatoires, on cite la commande publique pour les marchés publics supérieurs à 40 000 euros HT. Aujourd’hui, la dématérialisation s’intéresse principalement au cas de la facturation électronique. Un projet de loi vise la généralisation en 2024 pour les entreprises en B2G, puis toutes les entreprises françaises en 2026.
Faut-il donc procéder à la dématérialisation ?
Bien que la dématérialisation ne soit pas obligatoire, elle est fortement conseillée. Et pour cause, l’usage des documents numériques est déjà d’actualité dans divers secteurs. Pour collaborer avec d’autres entités ou structures, les nouvelles entreprises doivent donc suivre la tendance. Cela implique notamment de s’équiper d’outils capables de générer, d’envoyer et de stocker des fichiers électroniques. De plus, dans la mesure où les factures sont des documents essentiels à de nombreuses activités, toutes les entreprises sont concernées par la dématérialisation.
