Avant de déménager votre entreprise, vous devez faire beaucoup de préparatifs. Logistique mise à part, quelle que soit la raison du déménagement des bureaux, la communication de cet événement important doit se faire avec prudence et dans les règles. En fait, ce changement concerne les employés, les collaborateurs, les clients et les prestataires de services. Dans cet article, découvrez quelques conseils pour une communication interne et externe réussie concernant le déménagement d’entreprise.
Collaboration avec les différents départements de gestion de l’entreprise
Le déménagement de votre entreprise implique de nombreuses actions qui doivent être gérées simultanément. Par conséquent, il est important que les différents départements travaillent ensemble pour collecter toutes les données importantes de l’entreprise. On parle ici de :
- La direction ;
- Le service de communication interne ;
- Les ressources humaines ;
- Le Département financier ;
- Le comité de l’entreprise ;
- etc…
Tous les départements de gestion de l’entreprise doivent travailler ensemble pour élaborer un plan stratégique et établir une communication efficace et systématique concernant le changement de locaux. D’ailleurs, l’intervention d’une société de déménagement expérimentée comme déménagement Martin père et fils dans ce site peut grandement aider dans les différentes procédures du déménagement professionnel.
Communication interne réussie de votre changement de locaux
La communication avec les collaborateurs est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et la cohésion de l’équipe. Pour bien préparer le déménagement, il est important d’avoir une communication interne en toute transparence pour tenir les salariés informés, rassurés et engagés dans le processus. à noter également que le déménagement des bureaux impacte le quotidien et l’avenir des salariés. Voici quelques solutions à mettre en place :
- Établir un planning en détaillant les différentes étapes du déménagement de votre entreprise dans l’intention d’impliquer et déléguer des tâches à vos salariés ;
- Échanger sur le nouveau lieu de transfert de bureau lors d’un événement spécifique, notamment un team building, afin d’inviter les salariés à visiter les nouveaux lieux et à se projeter dans leur nouvel endroit de travail ;
- Communiquer régulièrement, par mail par exemple, sur l’avancée du déménagement. Vous pouvez également créer des groupes de travail, des challenges avec ses salariés dans le but de mener à bien les différentes étapes du déménagement de bureau ;
- Fournir un livret d’accueil aux salariés lors de l’aménagement. En fait, ce document est indispensable, car il regroupe toutes les informations nécessaires sur l’organisation interne de l’entreprise et le nouvel environnement de travail.
Réussir la communication externe du déménagement de son entreprise
La communication externe avec les clients et les partenaires s’avère essentiel durant un déménagement de bureau. Lorsqu’elle est bien réalisée, elle vient renforcer l’image positive de votre société. Par ailleurs, la mise en place d’une stratégie marketing fonctionnelle contribue amplement à garantir un déménagement opportun. Là encore, vous devez communiquer intelligemment avec les clients et les partenaires. Cela permet, entre autres, de maintenir un lien solide avec eux, de les rassurer et d’améliorer ainsi votre réputation auprès de ses collaborateurs et clients. Pour une communication externe réussie, voici quelques solutions.
- Envoyez un e-mail personnalisé à chaque client et partenaire avec votre nouvelle adresse de bureau ;
- Changez la signature email de votre société avec une mise à jour de tous les supports de communication ;
- Facilitez la circulation de l’information à travers le site Web de l’entreprise et les réseaux sociaux ;
- Contactez votre presse locale ;
- Diffusez un spot publicitaire sur les radios ;
- Organisez un événement pour l’inauguration du nouvel établissement.
En conclusion
Choisir le bon prestataire de services de déménagement et de garde meubles professionnel pour votre entreprise est très important. En d’autres mots, cela vous fera forcément gagner du temps et de l’argent avec une bonne préparation en amont. Anticipez la communication en interne et en externe pour garantir le bon déroulement de votre projet.
